Voor wie?

BEST/Syndic in de cloud is een softwarepakket voor het beheer van gebouwen dat speciaal ontwikkeld is voor de syndicus. De software is, zoals de naam reeds doet vermoeden, volledig cloud-gebasseerd. Bovendien is ze geschreven aan de hand van BEST/Syndic een pakket dat reeds meer dan 25 jaar dienst doet bij een aantal syndicus kantoren.
Wat?

Binnen het pakket wordt elk gebouw als aparte entiteit beschouwd. Per gebouw worden de verschillende quotiteiten geparametriseerd tezamen met de aanwezige panden en eigenaars. De definitie van de panden omvat de uitgebreide informatie van de eigenaar met het aandeel binnen de bepaalde quotiteitenstructuur. Deze informatie bevat eveneens het historische verloop, zodat bij eventuele huuroverdracht of verkoop van panden de verdelingen in het verleden kunnen herzien worden.
Kenmerken?

BEST/SYNDIC in de Cloud werkt volledig web gebaseerd. U hoeft alleen te beschikken over een internetverbinding om het programma te kunnen gebruiken.
Alle data wordt bewaard ‘in de cloud’. Dit maakt het mogelijk dat u steeds van overal uw gegevens kunt raadplegen zolang u beschikt over een internetverbinding. U hoeft dus niet langer achter uw pc te zitten, ook onderweg, bv op een smartphone, kunnen gegevens geraadpleegd worden.
Documenten en afrekeningen worden online gegenereerd en kunnen eerst nog bekeken worden alvorens af te drukken. Er kan zelf gekozen worden welke printer gebruikt dient te worden en hoeveel kopijen afgedrukt moeten worden.
De beveiliging wordt geregeld via de userID en paswoorden, en dit per dossier (er zijn dus meerdere dossiers mogelijk). De menustructuur kan per gebruiker gedefinieerd worden.
Per gebouw kan de periodieke afrekening worden aangemaakt met alle bijhorende documenten. Hiervoor wordt geopteerd voor de integratie met Isabel-banksoftware. Hierdoor worden bij afrekeningen en/of opvragingen overschrijvingen met OGM-structuur aangemaakt, betalingsbestanden kunnen dan ook vanuit Isabel worden ingelezen en verwerkt. Voor de uitgaande betalingen worden eveneens bestanden gemaakt voor de verdere verwerking vanuit Isabel.
BEST/SYNDIC in de Cloud werd volledig aangepast naar de nieuwe wetgeving ivm het genormaliseerd rekeningstelsel. U heeft steeds de keuze of u voor een gebouw al dan niet met het genormaliseerd rekeningstelsel wilt werken.
Zowel de look en feel van het programma zelf als van de rapporten kan volledig aangepast worden aan uw huisstijl en voorkeuren.

Hierna wordt een overzicht gegeven van de belangrijkste sterke punten van BEST/SYNDICin de Cloud.

Onbeperkt aantal gebouwen en onbeperkt aantal panden per gebouw
Onbeperkt aantal eigenaars die onbeperkt gebruikt kunnen worden in de verschillende gebouwen.
Diverse paramaters voor zowel gebouwen, panden als eigenaars. (kostencodes, adres, telefoon, fax,…)
Op basis van al deze gegevens kunnen diverse brieven en etiketten worden aangemaakt
Elk gebouw heeft zijn balans
Onbeperkt aantal kostensoorten en verdeelsleutels per gebouw
Geïntegreerd met ISABEL banking software zowel voor betalingen als rekeninguittreksels
Samenvattende betalingen via ISABEL en automatische ontvangstregistratie via OGM (gestructureerde mededelingen)
Beheer briefwisseling
E-mailen individuele afrekeningen
Aanwezigheidslijsten
Beheer meterstanden verwarming
Verdeling bij verkoop
Verdeling huurder – eigenaar
Beheer van kosten, reservefonds, voorschotten en provisies
Beheer eigenaars
Beheer panden
Afrekening volgens variabele periodes
Historiek overzicht van afrekeningen met mogelijkheid tot herafdruk van oude afrekeningen
Ingave van kosten en toewijzingen aan algemene verdeelsleutels, privatieve verdeelsleutels
Inbrengen tellerstanden (verbruik), en automatische verdeling van verbruiken volgens meter
Ingave van financiële bewegingen (bankuittreksels) met een aanzuivering van de leveranciers/eigenaars openstaande posten met een onbeperkt aantal banken per gebouw
Automatische of manuele selectie van leveranciersfacturen of eigenaars tegoeden voor creatie betalingsbestanden en verwerking
Uitnodigingen algemene vergadering
Financiële afhandeling (rekening-courant, contracten, afrekeningen, kostennota’s, facturen, verzekeringen, overboekingen tussen rekeningen, …)
Opvolging en opvraging huurders, eigenaars, kopers en eigendommen
Uitgebreide rapportering, briefwisseling en overzichten
Diverse lijsten en opvragingen van kosten, verbruien, enz
Rappelbrieven met intresten en/of boetebedrag per “risicograad”

Prijszetting

Prijzen zijn afhankelijk van een aantal factoren (gekozen model, aantal gebruikers,…) en zullen steeds in samenspraak met de klant gebeuren.

Gebruik eigen infrastructuur
U voorziet zelf de nodige hardware (server, back-up, …)
U bent zelf verantwoordelijk voor het dagelijks onderhoud van de machines en de back-up
SaaS Model (Sofware as a Service)
Geen grote investering vereist, de software wordt gebruikt op de machines van ATA IT…
Applicatie wordt beheerd door ons…
Back-up van data wordt dagelijks buitenshuis genomen…
Beheer en onderhoud machines door ATA IT